Как да помогнем?


Общо описание

Модулът CRM има за цел да организира и подобри комуникацията между служителите на компаният и контрагентите (клиенти, доставчици и диструбутори) , както и да улесни процеса на споделяне на информация, свързана с даден клиент или поръчка между самите служители.

Модулът борави с няколко основни елемента - комуникационна нишка, комуникация, задача и свързани обекти. Всяка комуникационна нишка съдържа хронологична информация за комуникациите (телефонни разговори, писма, срещи) между служителите на компанията и даден клиент по дадена тема. В хронологията на нишката влизат и свързаните с нея задачи (например да се изготви оферта или договор по запитване от страна на контрагента). В рамките на комуникационната нишка могат да се описват и свързаните с нея поръчки - доставни, клиентски или производствени.

Всичко това помага на служителите на комапнията бързо и лесно да намират информация за дадена поръчка и да могат да проследят кой техен колега за какво и кога е комуникирал с клиента.

В системата са имплементирани и инструменти като "споменаване", взаимствани от социалните мрежи. Това означава, че в описанията на комуникационните нишки, задачите и комуникациите могат да бъдат споменавани други служители, което ще им изпрати нотификация в реално време и ще привлече вниманието им. Системата позволява също така да се споменават и други елементи - продукти, поръчки, контрагенти и т.н., което е лесен и удобен начин за създаване на връзки към обекти в другите модули на системата.

Комуникационни нишки

Комуникационната нишка е основна единица в модула CRM. Тя описва разговор с даден контрагент по конкретна тема. С един контрагент могат да се развият няколко паралелни нишки - например ако клиентът е направил няколко отделни поръчки или се разботи едновременно по офериране на ново изделия и ремонт на вече доставено.

Всяка комуникационна нишка съдържа в себе си хронологично организирани комуникации, задачи и свързани обекти (клиентски, доставни и производствени поръчки).

Комуникациите описват обмена на информация между служителите на компанията и контрагента. Те могат да доведат до създаването на нови комуникации или задачи. Задачите са начинът да кажем на даден служител на компанията че трябва да свърже нещо, свъразано с контрагента или поръчката - например да изготви договор или оферта и т.н.

В резултат на комуникациите и извършените задачи е логично в системата да възникват нови обекти - клиентски, доставни или производствени поръчки. Те могат да бъдат свързвани с комуникационната нишка и ще се покажат хронологично в списъка със събития, заедно с задачите и комуникациите. Това помага на потребителите на системата лесно да се ориентират и да вижда кой, кога и какво е свършил за даден клиент или по дадена поръчка.

В описанието на комуникационна нишка могат да се споменават различни обекти - служители, контрагенти, продукти, поръчки и т.н. Това създава бързи връзки вътре в системата и генерира известия, ако е бил споменат потребител.

Комуникации

Комуникациите са инструментът на модул CRM, с който управляваме комуникацията между компанията и нейните контрагенти.

При създаване на нова комуникации, тя може да бъде включена във вече съществува комуникационна нишка или да предизвика създаването на нова.

Всяка комуникация се появява хронологично, спрямо останалите обекти в комуникационната нишка. Спрямо вида и посоката се променя начина на изобразяване на комуникацията в нишката, което подпомага лесното проследяван на събитията.

Комуникациите имат следните параметри:

  • номер
    Подобно на повечето обекти в системата, комуникациите имат служебно генерирани номера, които носят информация за посоката, годината и поредността на комуникацията.
  • лице за контакт
  • тема
  • описание- в описанието могат да бъдат споменавани поръчки продукти, служители и отдели.
    Споменаването на служител или отдел генерира нотификации, които ще бъдат получени от служителя или съответно служителите в отдела.
  • назначена на - служител от компанията, който трябва да реагира.
    Назначението на комуникация генерира нотификация.
  • прикачени файлове
    Всички прикачени файлове към дадена комуникация се виждат и в общия списък с прикачени файлове на комуникационната нишка.
  • посока - входяща или изходяща
    Описва по чия инициатива е била проведена комуникацията
  • Канал - Имейл, Телефон, Среща
  • Контрагент
    Контрагентът може да се избере от списъка с вече съществуващи контакти на компанията, или да се въведе като свободен текст и по-късно да се допълни до пълноценен контрагент, ако служител на компанията прецени.

Всяка комуникация може да бъде копирана в задача, което улеснява по-нататъшната организация на работния процес.

Списък и филтри

Освен в рамките на комуникационна нишка, комуникациите могат да бъдат визуализирани и в общ списък и да бъдат филтрирани по различни критерии:

  • посока - включително и бърз филтър
  • номер на комуникацията
  • дата на създаване
  • канал
  • контрагент
  • нишка
  • тема
  • автор
  • отговорник
  • статус

Задачи

Задачите са инструментът на модул CRM, с който управляваме и проследяваме работния процес и разпределяме задачите между служителите.

При създаване на нова задача, тя може да бъде включена във вече съществува комуникационна нишка или да предизвика създаването на нова.

Всяка задача се появява хронологично, спрямо останалите обекти в комуникационната нишка.

Задачите имат следните параметри:

  • номер
    Подобно на повечето обекти в системата, задачите имат служебно генерирани номера, които носят информация за годината и поредността на задачата.
  • тема
  • описание- в описанието могат да бъдат споменавани поръчки, продукти, служители и отдели.
    Споменаването на служител или отдел генерира нотификации, които ще бъдат получени от служителя или съответно служителите в отдела.
  • назначена на - служител от компанията, който трябва да свърши задачата.
    Назначението на задача генерира нотификация.
  • краен срок - дата и час, до кога задачата трябва да бъде свършена
  • прикачени файлове
    Всички прикачени файлове към дадена задача се виждат и в общия списък с прикачени файлове на комуникационната нишка.
  • статус - нова, назначена, работи се, приключена
    Статусът описва текущото състояние на задачата. Изписва се в различни цветове в списъка със задачи, което подпомага по-лесното възприятие за прогреса на отделните задачи.
  • контрагент
  • Контрагентът може да се избере от списъка с вече съществуващи контакти на компанията, или да се въведе като свободен текст и по-късно да се допълни до пълноценен контрагент, ако служител на компанията прецени.

Списък и филтри

Освен в рамките на комуникационна нишка, задачите могат да бъдат визуализирани и в общ списък и да бъдат филтрирани по различни критерии:

  • номер на задачата
  • дата на създаване
  • краен срок
  • контрагент
  • нишка
  • тема
  • автор
  • отговорник
  • статус