Модул "Клиентски поръчки" е естествено продължение на модул Оферти - той управлява цялата информация за вече направените и потвърдени поръчки от страна на клиентите.
Клиентската поръчка консолидира цялата информация за процеса на обслужване на дадения клиент - от момента на подписване на договора, до момента на експедиране на готовата продукция, позволявайки лесно да се проследят всички крайни срокове и условия за плащане.
За всяка клиентска поръчка се пазят документи (оферти, договори и т.н.), договорени условия на плащане, финансови документи и реално извършени плащания. Всяка поръчка има два статуса - финансов и основен. Финансовият статус носи информация дали поръчката е била частично или напълно платена, а основният статус - за степента на изпълнение на поръчката.
Връзката между договорените условия за плащане, финансовите документи и реално извършените плащания дават възможност за автоматично проследяване на финансовия статус както на цялата поръчка, така и на отделните условия и документи (фактури, проформа фактури и инвойси).
Към клиентските поръчки могат да се създават връзки към свързаните Производствени и Доставни поръчки, така че при необходимост лесно да се проследи на какъв етап е изпълнението на поръчката и ако има някакви забавяния - на какво се дължат те.
Клиентските поръчки могат да бъдат приключени (изпълнени) с експедиция или с продажба.
На база на информацията, описана в клиентските поръчки, се генерират справки с очаквани постъпления за даден период, проследяват се крайни срокове, следят се просрочени вземания, сравняват се продажни цени на изделията в рамките на различни Клиентски поръчки и т.н. В дългосрочен план могат да се правят и прогнози за очаквани постъпления на база направени клиентски поръчки за изминали години.
Клиентски поръчки е един от основните модули в системата, който съхранява цялата информация, свързана с една поръчка.
Информацията за клиентската поръчка е разделена в следните секции:
Подобно на повечето обекти в системата, Клиентски поръчки имат служебно генерирани номера, които носят информация за годината и поредността на поръчката
Описва до каква степен е изпълнена поръчката. Поръчката става готова, когато всички включени в нея артикули се предадат на клиента чрез продажба или експедиция. Поръчката става приключена, когато освен готова е и платена.
Описва прогресът на плащанията по поръчката.
Клиентът е задължителен атрибут на клиентската поръчка. От него тя наследява валутата.
Ако клиентът разполага с повече от един адрес, още в клиентската поръчка можем да посочим за къде точно е направена тя и по-късно избрания адрес ще се предложи при създаване на свързана продажба или експедиция.
За всяка клиентска поръчка трябва да се знае по кой документ е създадена - договор, оферта, или друго.
Реална дата на създаване на клиентската поръчка, интерфейсът предлага днешна но тя може и да се промени.
Крайният срок е задължителен атрибут на клиентската поръчка. На база на крайния срок се генерират различни справки. При създаване на свързана производствена поръчка, тя ще наследи крайния срок на производствената.
Ако има специфична информация, свързана с Клиентската поръчка, тя се записва в това поле
В системата могат да се създадат един или повече данъци и при създаване на Клиентска поръчка може да се приложи някой от тях. Например за Клиентски поръчки за български клиенти това обикновено е ДДС.
В рамките на всяка клиентска поръчка трябва да се включат поръчаните артикули. Системата предлага те да се изберат от номенклатурата, но потребителят може да създаде нов артикул и директно от интерфейса за Клиентски поръчки.
За всеки артикул може да се посочи количество, цена за конкретната поръчка (системата предлага въведената цена по подразбиране в номенклатурата, но потребителят може да я промени), специфични технически характеристики за продукта с рамките на конкретната Клиентска поръчка.
При добавяне на артикул системата предлага да се направи справка за цените, на които той е бил продаван в рамките на предишни Клиентски поръчки.
На базата на артикулите и техните количества и цени и избрания данък за начисление се изчислява общата дължима сума по Клиентската поръчка и с нея се сравняват сумите на всички останали свързани елементи - условия на плащане, финансови документи, плащания и други.
Условията на плащане описват предвидените в договора плащания. Всяко условия за плащане има следните параметри:
Свободен текст, описващ условието накратко - например аванс, какъв процент от цялата сума и т.н.
До коя дата трябва да се направят плащанията по условието
Точно дължима сума по условието
Реално платена сума по условието - попълва се автоматично на база плащания по свързани с това условие документи
попълва се автоматично на база извършените плащания
На база на условията за плащане на клиентските поръчки се генерират някои финансови справки за очаквани приходи за период и за просрочени плащания.
За всяка клиентска поръчка се въвежда списък със свързаните финансови документи - проформи, фактури и инвойси.
Всеки свързан финансов документ се описва със следните параметри:
Реално платена сума по документа - попълва се автоматично на база плащания по свързани с този документ
Реална дата на издаване на документа
До коя дата трябва да се направят плащанията по документа
попълва се автоматично на база извършените плащания
Ако за дадено плащане имаме повече от един финансов документ - например проформа и фактура, втория документ се създава като дубликат, за да не се избегне некоректно натрупване на сумите
За всяка клиентска поръчка се въвежда списък със свързаните плащания, като плащането може да бъде без основания или по един или повече документи.
Всяко плащне се описва със следните параметри:
Реална дата на плащането
Свързани документи и как е разпределена сумата по тях
Информация, свързана с плащането
Клиентската поръчка пази връзки с елементи от други модули като доставни и производствени поръчки, продажби и експедиции. Повече за това можете да прочетете тук.
Модулът Клиентски поръчки практически взаимодейства с почти всички останали модули в системата:
Клиентските поръчки могат да бъдат свързани по различни начини със задачите и комуникациите в модул CRM - те могат да бъдат споменавани, добавяни като свързани елементи и по този начин да са част от комуникационната нишка.
Клиентските поръчки могат да бъдат директно създавани или да бъдат създавани на база на обект от модул Оферти - в този случай те ще наследят от офертата информацията за контрагент, списъка с продукти и цените им.
Ако в клиентската поръчката има изделия, които се очаква да се произведат (а не само да се препродадат), то към нея ще има свързани една или повече производствени поръчки. Производствените поръчки могат да имат различни крайни срокове, съобразени с условията в договора, но никога краен срок по-късен от този на клиентската поръчка. Тази връзка позволява да се проследи процеса по изпълнение на клиентската поръчка.
Клиенските поръчки могат да са свързни и с Доставни поръчки, ако за изпълнението им е необходимо да се доставят неналични суровини или продукти, които ще бъдат препродадени на клиента. При забавяне на изпълнението на клиентската поръчка, тези връзки дават информация, която да помогне по-лесно да се намери проблема и съответно да се разреши.
Към клиентската поръчка могат да се прикачат документи, свързани с нея - договори, оферти, проформи, фактури и т.н. Това е удобно за потребителите на системата, особено в случаите когато бързо трябва да намерят цялата свързана с Клиентската поръчка информация.
Клиентската поръчка пази информация за всички свързани с нея експедиции. Една клиентска поръчка става автоматично изпълнена, когато всички задължения по нея са платени и всички поръчани изделия са експедирани.
Клиентската поръчка пази информация за всички свързани с нея продажби. Една клиентска поръчка става автоматично изпълнена, когато всички задължения по нея са платени и всички поръчани изделия са продадени.